Informationspflichten für Bewerber gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Datenschutzhinweise für Bewerber

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortliche Stelle für alle eingehenden Bewerbungen innerhalb des Unternehmens:
HR Team
Paul Valentine GmbH

2. Woher beziehen wir die erhobenen Daten?
Wir erheben und verarbeiten lediglich die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten. Dabei handelt es sich um nachstehend aufgeführte Daten:
Personalien: Name, Adresse, und andere Kontaktdaten, Geburtsort, Geburtstag, Staatsangehörigkeit, o.a.
Qualifikationspapiere: Zeugnisse, Bewertungen, o.ä. Ausbildungsnachweise, Psychodiagnostische Auswertung

3. Zu welchem Zweck werden die erhobenen Daten verarbeitet (Rechtsgrundlage)?
Die Verarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung und im Einklang mit der geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz-neu (BDSG-neu), bereichsspezifischen Datenschutznormen im Zuge des Bewerbungsverfahrens wie bspw. das Sozialgesetzbuch, Telekommunikationsgesetz und Betriebsverfassungsgesetz.

Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung

Wir verarbeiten Ihre Daten, sofern erforderlich, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder berechtigter Interessen Dritter. In Frage kommen da bspw. die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung.

3.2. Verarbeitung auf Grunde der erteilten Einwilligung

Mit Einwilligung Ihrerseits, zur Verarbeitung personenbezogener Daten, stützt sich die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer uns gegenüber erteilter Einwilligung. Diese kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf wirkt zukünftig und kann nicht rückwirkend erteilt werden. Kommt es zum Widerruf der Verarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten, kann der Zweck, für welche diese erhoben wurden, nicht mehr erfüllt bzw. umgesetzt werden. 

An wen werden die erhobenen personenbezogenen Daten weitergeleitet?

Die erhobenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens an die zuständigen Stellen, welche mit der Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens betraut wurden und diese zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigen weitergeleitet. Mit dem Unternehmen zusammenarbeitende Auftragsverarbeiter können ebenfalls Ihre Daten zu genannten Zwecken erhalten. Dies betrifft

Die Weitergabe Ihrer Daten erfolgt lediglich auf Grund gesetzlicher Vorschriften, Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligung oder wenn wir zu einer Auskunft über diese befugt sind. Dies sind Datenempfänger wie z.B. verbunden Unternehmen (Bewerbungsverfahren für andere ausgeschriebene Stellen), für diese Sie uns Ihre Einwilligung zur Übermittlung der Daten erteilt haben.

Wie lange werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten gespeichert?

Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit erforderlich, für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Nach Zweckerfüllung, spätestens aber nach 6 Monaten, werden diese von uns gelöscht. Ist die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens notwendig und besteht keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist dieser bzw. wenn uns keine Einwilligung von Ihnen vorliegt, welche eine längere Speicherfrist begründet, werden die Daten umgehend gelöscht.

Kommt es zu einer Übermittlung an Drittländer?

Eine Datenübermittlung in ein Drittland, d.h. Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum-EWR findet statt.

Datenweitergabe innerhalb des Konzerns

Als international agierendes Unternehmen verwaltet unser Unternehmen seine Mitarbeiter auf globaler Ebene und autorisierte Mitarbeiter können, aus jedem Land, in dem unser Unternehmen aktiv ist, auf Ihre Daten zugreifen. Demzufolge könnten Ihre Bewerbungsdaten im Rahmen des Bewerbungsprozesses an eine zuständige Stelle innerhalb des Unternehmens-Konzerns weitergegeben werden, die außerhalb ihres Heimatlandes liegt oder des Landes, auf für das Sie sich bewerben. Unser Unternehmen garantiert für die Datenübermittlung in Drittländer den Schutz der Daten durch Schaffung eines einheitlichen Datenschutzniveaus.

Welche Rechte kann ich geltend machen?

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben aus der DSGVO und dem BDSG-neu, hat jeder Betroffene das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung dieser sowie das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Bei Geltendmachung des Rechts auf Auskunft- als auch Löschung, sind die Einschränkungen der §§ 33, 34 BDSG-neu zu berücksichtigen. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG-neu.

Müssen Daten verpflichtend bereitgestellt werden?

Sie müssen nur die, die im Bewerbungsverfahren erforderlichen Daten bereitstellen. Eine Pflicht bestimmte Daten uns gegenüber bereitzustellen besteht nicht. Allerdings können ohne Bereitstellung der erforderlichen Daten Ihrerseits i.d.R. ein angemessenen Bewerbungsverfahren nicht realisiert werden.

Inwieweit liegt eine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall vor?

Innerhalb unseres Bewerbungsverfahrens finden keinerlei automatisierten Entscheidungsverfahren Anwendung.

Kommt es mittels der erfassten Daten zu einer Profilbildung (Scoring)?

Wir nutzen keine Daten zur Profilbildung für die Begründung und Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Consentmanager:

Hinweis zu bestehenden Widerspruchsrecht:

Sie haben jederzeit das Recht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Bestehen allerdings Gründe, welche zwingend von uns nachzuweisen sind, welche Ihren Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen oder wenn eine weiterhin bestehende Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient, ist ein Widerspruch nicht umsetzbar.

Der Widerspruch kann formfrei erteilt und umgehend an folgende verantwortliche Stelle weitergeleitet werden:

Adresse: Paul Valentine GmbH, Q7, 24

E-Mail: datenschutz@paul-valentine.com

Ansprechpartner: Thorsten Engert, Katja Grimm

Englische Version:

Information obligations for applicants acc. to Sec. 13 and Sec. 14 GDPR

Data privacy statement for applicants

Who is responsible for controlling data?

Data controller for all incoming applications within the company:

HR Team

Paul Valentine

Where do we get the collected data from?

We only collect and process personal data that you have submitted to us as part of the application process. This concerns the data listed below:

Personal Details: Name, address and other contact details, place of birth, birth date, nationality

Qualification Documents: Certificates, reviews or similar. Proof of qualification

For what purpose is the data collected processed (legal basis)?

Processing takes place in the course of the application process in consideration of and in accordance with the applicable data protection basic regulation (GDPR), as well as the revised Federal Data Protection Act (revised BDSG) and area-specific data protection standards, such as the Social Security Code (SGB), Telecommunications Act (TKG) and the Works Constitution Act (BetrVG).

Processing in the context of the balance of interests

If necessary, we process your data to protect our legitimate interests or the legitimate interests of third parties. For instance, the assertion of legal claims, defence of legal disputes, measures for business control and further development come into question as possibilities.

Processing on the basis of the consent provided

With your consent to process personal data, the legality of the collection and processing of your personal data is based on the consent that you provide to us. This can be revoked at any time. This relates to the future and cannot be revoked retroactively. If you revoke the consent you provided to processing the personal data collected, the purpose for which it was collected can no longer be fulfilled or implemented.

Who is the personal data collected disclosed to?

The data collected is disclosed within our company to those competent offices which are entrusted with implementing the application process and require the data to fulfil legal obligations. Co-processors working with the company may also receive your data for the stated purposes. This involves companies in the IT services field. At this point we should be mention that, even if disclosed to third parties in the circumstances just described, we comply with and take into account the data protection regulations.

The disclosure of your data to third parties only takes place on the basis of legal regulations, the consent you have provided or if we are authorised to provide information about your data. The third parties concerned are data recipients, such as affiliated companies (application procedure for other advertised vacancies) for whom you have given us your consent to transfer the data.

How long is the data collected during the application process stored for?

As far as necessary, your personal data is processed and stored for the duration of the application process. We delete it once its purpose has been fulfilled and at the latest after 6 months. The data is deleted immediately if we no longer need to store it for the purpose of implementing the application process, no statutory retention periods apply to it or if we do not have your consent, which reasons would justify a longer period of storage.

Is my data transferred to third countries?

Data transfer takes place to a third country, i.e. states outside the European Economic Area (EEA).

Data transfer within the Group

As an international company, our company manages its employees on a global scale and authorised employees can access your data from any country where our company is active. As a result, as part of the application process, your application data may be shared with a competent entity within the business group that is outside your home country or the country in which you are applying. Our company guarantees data protection for data transferred to third countries by creating a standard level of data protection.

What rights can I assert?

Within the framework of the legal requirements of the GDPR and the BDSG (revised), each data subject has the right to information concerning the processing of his personal data, the right to have it corrected, deleted and restricted, as well as the right to object to its processing and the right to data portability. The restrictions of Sec. 33, 34 BDSG (revised) need to be considered when asserting the right to information and deletion. Furthermore, the data subject has a right of appeal to the competent supervisory authority in accordance with Sec. 77 GDPR in conjunction with Sec. 19 BDSG (revised).

Does data need to be provided as an obligation?

You only need to provide the data that the application process requires. There is no obligation for you to provide us with specific data. However, it is usually not possible for you to complete the appropriate application process without you providing the necessary data.

To what extent is automatic decision-making used in individual cases?

No automated decision-making procedures are used in our application process.

Does profiling (scoring) take place using the data collected?

We do not use profiling as a basis for or to implement the application process.

Consentmanager:

We have integrated the consent management tool „consentmanager“ (www.consentmanager.net) from Jaohawi AB (Håltgelvågen 1b, 72348 Västerås, Sweden, info@consentmanager.net) on our website to obtain consent for data processing and use of cookies or comparable functions. With the help of „consentmanager“ you have the possibility to give your consent for certain functionalities of our website, e.g. for the purpose of integrating external elements, integrating streaming content, statistical analysis, measurement and personalized advertising. With the help of “consentmanager” you can grant or reject your consent for all functions or give your consent for individual purposes or individual functions. The settings you have made can also be changed afterwards. The purpose of integrating “consentmanager” is to let the users of our website decide about the above-mentioned things and, as part of the further use of our website, to offer the option of changing settings that have already been made. By using “consentmanager”, personal data and information from the end devices used, such as the IP address, are processed.

The legal basis for processing is Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. c) in conjunction with Art. 6 para. 3 sentence 1 lit. a) in conjunction with Art. 7 para. 1 GDPR and, in the alternative, lit. f). By processing the data, we help our customers (according to GDPR this is the responsible party) to fulfill their legal obligations (e.g. obligation to provide evidence). Our legitimate interests in processing lie in the storage of user settings and preferences with regard to the use of cookies and other functionalities. „Consentmanager“ stores your data as long as your user settings are active. After two years after making the user settings, the consent will be asked again. The user settings made are then saved again for this period.

You can object to the processing. You have the right to object to reasons arising from your particular situation. To object, please send an email to info@consentmanager.net.

Note on the existing right to object:

You have the right to object to your personal data being processed at any time. If you object, we will no longer process your personal data. However, if reasons, which we are obliged to prove, exist that outweigh your interests, rights and freedoms, or if continued processing serves to assert, exercise or defend legal claims, your objection will not be actionable.

Your objection can be issued form-free and forwarded immediately to the following competent authority:

Adresse: Paul Valentine GmbH, Q7, 24

E-Mail: datenschutz@paul-valentine.com

Ansprechpartner: Thorsten Engert, Katja Grimm